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Die Cloud im Einsatz in der Schule

In diesem Artikel möchte ich mich einem Thema widmen, was nach meiner Erfahrung im Bildungsbereich bisher sehr heikel diskutiert wird. Obwohl die Digitalisierung in Schulen mittlerweile recht weit vorangeschritten ist, so wird das Thema Cloud bisher noch vermieden. Ich plaudere im Folgenden darüber wie ich während meines Studiums, gerade während Projektarbeiten die Cloud-Technologie genutzt habe.

In meinem Erfahrungsbericht über die Didacta 2017 habe ich bereits darüber geschrieben, dass ich sehr überrascht war in wie vielen Schulen das Thema Digitalisierung, digitale Lehrmittel, Tablet-Klassen, usw. umgesetzt wird. Ich fand es sehr erstaunlich, in wie vielen Schulen Office365 genutzt wird. Dabei ist mir aber aufgefallen, dass das Thema Cloud, genauer gesagt Microsoft OneDrive als Cloudspeicher von den meisten gemieden wird.

Grundsätzlich ist es nämlich für eine Bildungseinrichtung möglich alle Cloud-Dienste in Office365 abzuschalten. Ich habe mit vielen Personen gesprochen, bei denen das sogar getan wird. Mir ist das recht unverständlich, schließlich möchte ich den Service für den ich zahle auch so umfangreich wie möglich nutzen.

Aber auch in Schulen, in denen diese Dienste theoretisch verfügbar sind, gibt es niemanden und erst recht kein Konzept, wie die Cloud sinnvoll genutzt werden kann. Daher kam ich auf die Idee in diesem Artikel mal darüber zu schreiben wie ich OneDrive nutze und warum ich das überaus sinnvoll finde.

Ich werde mich in diesem Artikel nicht detailliert mit dem Thema Datensicherheit in der Cloud beschäftigen. Weil es zu umfangreich ist, weil ich dem Lizenzvertrag von Microsoft vertraue, in dem steht, dass meine Daten mir gehören, weil für mich die Vorteile der Cloud überwiegen und weil meine dort hochgeladenen Daten nicht in die Kategorie „top secret“ fallen.

In Projektarbeiten hatte ich durch den Einsatz der Cloud folgende Vorteile:

Jeder hat alle Informationen

Mit dem Beginn eines Projekts habe ich für das Team sofort einen neuen Ordner in der Cloud angelegt, in dem alle Projektdateien gespeichert wurden. Diesen Ordner habe ich mit allen Teilnehmern geteilt. Welchen Vorteil hat das?

Alle Gruppenmitglieder stehen ab diesem Zeitpunkt jederzeit alle Informationen zur Verfügung. Es geht so viel Zeit in Projektarbeiten dadurch verloren, dass jeder nur einen Teil der Informationen hat und alles zu einem vollständigen Bild zusammen gepuzzelt werden muss. Wenn die eigenen Informationen direkt mit allen geteilt werden und man direkt die Informationen der anderen bekommst, sind alle stets auf demselben und gleichzeitig aktuellsten Stand.

Ein Satz der mir aus der Schulzeit bei Gruppenarbeiten nachhaltig in Erinnerung geblieben ist, ist die Frage „Nimmst Du die Unterlagen mit?“. Die meisten Leser kennen diese Frage sicher. Keiner wollte die Verantwortung tragen die Unterlagen für die ganze Gruppe (wovon es natürlich keine Kopie gibt) mitzunehmen, sicher aufzubewahren und zum nächsten Termin vollständig wieder mitzubringen. Diese Frage erübrigt sich natürlich beim Einsatz von OneDrive. Keiner muss die Unterlagen mitnehmen, besser gesagt ALLE nehmen die Unterlagen mit.

Außerdem bringen ALLE die Unterlagen zum nächsten Termin automatisch wieder. Bei so vielen Gruppenarbeiten konnten wir nichts machen, weil die Person mit den Unterlagen krank war. Wenn einer krank ist, haben die anderen trotzdem die Unterlagen, da die Cloud nie krank wird. Zusätzlich bekommt die abwesende Person die neusten Änderungen direkt über das Internet nach Hause synchronisiert. Das bringt mich direkt zum nächsten Vorteil.

Arbeiten ist ortsunabhängig

Gerade gegen Ende eines Projekts wurde die Zeit häufig knapp und Dinge mussten außerhalb der regulären Arbeitszeiten erledigt werden. Dadurch, dass alle Daten in der Cloud lagen konnten die Gruppe, obwohl man an verschiedenen Orten war, zusammenarbeiten.

Bearbeitete Präsentationen, Excel-Tabellen oder Ausarbeitungen blieben weder liegen, noch musste sie per Mail verschickt werden; alle Projektteilnehmer haben direkt die neuesten Updates automatisch auf den PC bekommen. Die Aktualisierung passiert dabei natürlich automatisch und Zwischenversionen werden von OneDrive automatisch erstellt und können im Zweifel wiederhergestellt werden.

Es ist sogar möglich, dass alle zur selben Zeit im selben Dokument arbeiten. Dazu habe ich bereits Videos gemacht, die auf YouTube im co.Tec-Kanal zu finden sind.

Es ändert sich nichts

Wenn man OneDrive einmal eingerichtet hat ändert sich beim Arbeiten in Dokumenten rein gar nichts. Sobald man sein Microsoft-Konto in OneDrive hinzugefügt hat, wird es nämlich im Explorer angezeigt und die dort gespeicherten Daten werden automatisch runtergeladen.

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Nicht nur, dass die Dokumente so abgelegt sind, als wären sie lokal auf dem Rechner gespeichert, man kann natürlich auch offline an ihnen arbeiten. Die Änderungen werden dann lokal auf dem PC gespeichert, bis das nächste Mal eine Internetverbindung vorhanden ist. Dann werden die Änderungen in die Cloud hochgeladen und von anderen gemachte Änderungen auf den eigenen PC heruntergeladen. Das passiert natürlich automatisch und die hoch- und runtergeladenen Datenmengen sind sehr klein.

Ohne die grünen Häkchen am Ordner, die signalisieren, dass man den aktuellsten Stand auf dem PC hat, würde man gar nicht merken, dass man gerade an einem Dokument arbeitet, dessen Speicherort auf OneDrive ist.

Arbeiten im selben Dokument

Weiter oben habe ich bereits geschrieben, dass bei OneDrive mehrere Personen ein und dasselbe Dokument bearbeiten können. Da dies ein riesen Vorteil ist, möchte ich ihn noch einmal separat erwähnen.

Diese Funktion bedeutet nämlich neben der Ortsunabhängigkeit auch, dass am Ende einer Arbeit auch nur ein Dokument steht. Ich kann mich noch sehr gut an Gruppenarbeiten vor der Cloud-Zeit erinnern. In jeder Gruppe gab es ein unglückliches Mitglied, dass mindestens einen Nachmittag damit verbrachte eine unterteile Ausarbeitung oder Präsentation von 4-8 Personen zu einem vollständigen Dokument zusammen zu fügen.

Diese zeitraubende und höchst unnötige Arbeit ist natürlich nicht notwendig, wenn von Anfang an alle Personen direkt in einem Dokument arbeiten. Außerdem können Fehler, die beim Kopieren und Verschieben entstehen so vermieden werden.

Ihr seht also, es gibt eine Menge gute Gründe, warum sich die Cloud als Speicherort gerade bei Gruppenarbeiten in der Schule oder im Studium sehr lohnen kann. Ich hoffe, dass ich auf der nächsten Didacta mit mehr Leuten sprechen, die diese Technologie in der Schule verwenden.

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