Wie eine Schule Microsoft Office bekommt

Auf der didacta in Köln haben wir von co.Tec ein Microsoft Office Banner aufgestellt, dass damit warb, Office 365 für nur 5 € im Jahr zu bekommen. Es waren sehr viele Schulen da, die Interesse an dem neuen Office hatten und über dieses Plakat gestolpert sind und enttäuscht waren, dass es nicht ganz so einfach funktioniert. Da der Lizensierungs-Dschungel so kompliziert ist, möchte ich in diesem Artikel ganz einfach erklären, wie eine Schule Office für sich und Office 365 für die Schüler und Mitarbeiter bekommt.

 

Die Grundlage ist immer ein FWU-Rahmenvertrag, den die Schule über co.Tec mit Microsoft abschließt. Dieser Vertrag berechtigt die Schule zur Nutzung von Office auf ALLEN PCs der Schule. Also darf die Schule Office auf JEDEM Rechner installieren, der zum Schuleigentum gehört und muss nicht jeden PC einzeln anmelden. Daher ist der Lizensierungsaufwand auch sehr gering.

Was die Schule angeben muss, ist die Anzahl der Mitarbeiter, nach der sich auch die Kosten berechnen. Es müssen mindestens 5 Mitarbeiter vorhanden sein. Mitarbeiter sind Personen, die mehr als 200 Stunden im Jahr für die Schule arbeiten. Für jeden Mitarbeiter zahlt die Schule eine gewisse Summe im Jahr für das oben beschriebene Nutzungsrecht.

Eine Schule hat beispielsweise 30 Mitarbeiter. Gerundet kostet die Lizenz für einen Mitarbeiter
ca. 30 €. WICHTIG: Der genaue Preis kann geringfügig abweichen; dafür erkundigen Sie sich bitte unter info@cotec.de. Die Schule hat zudem 3 Computerräume mit je 15 PCs und für jeden Mitarbeiter auch einen Arbeitsrechner. Insgesamt wären das also 75 PCs, die mit Office ausgestattet werden sollen. Die Schule schließt einen FWU-Vertrag ab und zahlt pro Jahr 900 € und darf damit auf allen PCs Office installieren. Zum Vergleich: Die Student-Lizenz von Office 365 kostet sonst 149 pro Jahr für nur einen PC.

Der Vorteil ist, dass wenn ein Mitarbeiter ausscheidet, der Vertrag günstiger wird, aber auf keinem Rechner Office deinstalliert werden muss. Es ist also sehr flexibel und die Kosten sind sehr gut kalkulierbar.

Welche Version von Office installiert wird, ist im Übrigen der Schule freigestellt. Mit dem FWU-Rahmenvertrag haben Sie ein Downgrade-Recht und können beispielsweise sogar Office 2010 installieren. Wichtig ist, dass es sich bei dem FWU-Vertrag um Office Lizenzen und NICHT um Office 365 Lizenzen handelt. Den Unterschied habe ich in meinem letzten Artikel beschrieben.

Mit dem FWU-Mietvertrag als Grundlage kann auch Schülern und Mitarbeitern Office 365 sehr günstig zur Verfügung gestellt werden. Ja, jetzt spreche ich wirklich von Office 365. Dafür gibt es zwei Modelle, die co.Tec in Zusammenarbeit mit DrVis Software anbietet.

 Office365 Geräte

Das erste Modell bedeutet einen geringen Aufwand und keine Extrakosten für die Schule. In dem Modell kann die Schule Gutscheine an Schüler und Lehrer ausgeben, die damit Office 365 auf ihren Geräten installieren können. Dabei hat jeder Nutzer ein 10-fach Installationsrecht für PCs, Macs und Tablets. Pro Nutzer kostet das dann die im Intro erwähnten 5 € pro Jahr. Die Schule muss das Geld von den Nutzern selbst einsammeln und es wird mit co.Tec quartalsweise abgerechnet, natürlich nur nach den eingelösten Gutscheinen. Es wird durchgehend technischer Support für die Nutzer geboten.

Das zweite Modell bedeutet fast gar keinen Aufwand und keine Extrakosten für die Schule. Bei diesem Modell erhält die Schule von co.Tec Kaufberechtigungscodes für Schüler und Mitarbeiter. Damit können diese für 9,90 € im Jahr Office über co.Tec beziehen. Der Vorteil für die Schule ist, dass der gesamte administrative Aufwand und die Zahlungsabwicklung komplett über co.Tec erfolgt. Auch hier ist der technische Support natürlich dabei.

Dies ist also der Prozess, über den Schulen Microsoft Office erhalten. Grundlage ist der FWU-Vertrag, bei dem die ganze Schule mit Installationsrechten versorgt wird. Darauf aufbauend kann den Schülern und Mitarbeitern zusätzlich noch Office zu unfassbar günstigen Konditionen angeboten werden. Ich hoffe, dass diese Erklärung verständlich ist. Bei Fragen wenden Sie sich bitte jederzeit an info@cotec.de

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